1. Algemeen
Koninklijke Sportklub Vlamertinge hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Koninklijke Sportklub Vlamertinge houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als AVG of GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren
Als Koninklijke Sportklub Vlamertinge zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin hierover vragen hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: Koninklijke Sportklub Vlamertinge Kasteelweg 41 – 8908 Vlamertinge
2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Je persoonsgegevens worden door de Koninklijke Sportklub Vlamertinge verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Het aansluiten van spelers bij de Koninklijke Belgische voetbalbond en Voetbalfederatie Vlaanderen zodat deze gerechtigd zijn deel te nemen aan de wedstrijden door hogergenoemden georganiseerd.
- Het verzekeren van spelers en vrijwilligers.
- Het opstellen van sociale en fiscale fiches
- Het bijhouden van de ledenadministratie
- Het bijhouden van het vrijwilligersregister
- Het organiseren van wedstrijden, tornooien en trainingen
- Het registreren van betalingen (lidgelden)
- Het correct verwerken van contracten, facturen e.a. in de boekhouding
- Het uitvoeren van onze fiscale verplichtingen jegens het A-team en de trainersstaf
- Het bijhouden van contactgegevens met het oog op een efficiënte manier van communiceren
We registreren enkel gegevens in het kader van een contractuele overeenkomst, een gerechtvaardigd belang of een wettelijke verplichting. Er zal steeds om je expliciete toestemming worden gevraagd.
3. Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken ter uitvoering van de onder punt 2 genoemde doelstellingen :
- Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
- Rijksregisternummer
- Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
- Bankrekening
- Beeldmateriaal
Uitzonderlijk kunnen volgende gevoelige gegevens verzameld en verwerkt worden:
- Aanvragen van medische afwijkingen bij jeugdspelers zoals voorzien in het Bondsreglement B1009
- Noodzakelijke medische gegevens nodig voor de aangifte van een sportongeval zoals voorzien in het Bondsreglement onder titel 21
Deze gevoelige gegevens worden enkel verwerkt door de Gerechtigde correspondent van de club en niet langer bijgehouden dan het lopende seizoen of de afwikkeling van de aangifte van ongeval.
4. Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door hiervoor aangestelde bestuursleden van de vereniging
5. Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
- het verzekeren van spelers en vrijwilligers
- het inschrijven van spelers bij de federatie
- het uitvoeren van het lidmaatschap bij de KBVB
- het doen opstellen van fiscale en sociale fiches zoals voorgeschreven in de wet op de vrijwilligers en de bijzondere wetgeving omtrent de sportbeoefenaars
Wij geven enkel persoonsgegevens door aan verwerkers waarmee we een overeenkomst hebben afgesloten. Koninklijke Sportklub Vlamertinge valt als verwerker van gegevens onder het addendum van de Koninklijke Belgische Voetbalbond en haar Vlaamse vleugel, Voetbal Vlaanderen telkens met maatschappelijke zetel te 1020 Brussel, Houba de Strooperlaan 145. Dit addendum trad in werking op 1 mei 2018 en maakt integraal deel uit van de hoofdovereenkomst tussen de Koninklijke Sportklub Vlamertinge en de Koninklijke Belgische Voetbalbond, kort KBVB. Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU
6. Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger
7. Foto en Video
Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze huis-/wedstrijdfotograaf of cameraman. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van Koninklijke Sportklub Vlamertinge of de diverse Social mediakanalen terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar info@all4kskvlamertinge.be onder vermelding van de referentie naar de foto/video.
Koninklijke Sportklub Vlamertinge heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op andere kanalen dan die door Koninklijke Sportklub Vlamertinge zelf worden beheerd. Indien je van mening bent dat Koninklijke Sportklub Vlamertinge hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met Koninklijke Sportklub Vlamertinge via info@all4kskvlamertinge.be met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. Koninklijke Sportklub Vlamertinge zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op Social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft de vereniging geen verantwoordelijkheid, tenzij door Koninklijke Sportklub Vlamertinge zelf geplaatst.
8. Site
Koninklijke Sportklub Vlamertinge beschikt over de site https://www.all4kskvlamertinge.be/
Deze beveiligde site maakt gebruik van cookies en van google analyse tracking.
9. Bewaartermijn
Koninklijke Sportklub Vlamertinge bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van een wet is vereist
10. Beveiliging van de gegevens
Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking
Alle personen die namens de Koninklijke Sportklub Vlamertinge van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van je persoonsgegevens
11. Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken
12. Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35 1000 Brussel
13. Wijziging privacyverklaring
Koninklijke Sportklub Vlamertinge kan de privacyverklaring steeds wijzigen.
De laatste wijziging gebeurde op 24/05/2018.